Secondo il “galateo aziendale” affinché una riunione sia efficace, si sa, è sufficiente rispettare cinque regole basilari: fissare un ordine…

Secondo il “galateo aziendale” affinché una riunione sia efficace, si sa, è sufficiente rispettare cinque regole basilari:

  1. fissare un ordine del giorno a cui attenersi strettamente;
  2. stabilire con precisione l’ora di inizio e di conclusione dell’incontro, ed eventualmente la durata del tempo riservato alla discussione di ciascuno dei temi inseriti nel programma;
  3. affidare a una persona la responsabilità di controllare tempistiche e pertinenza degli interventi rispetto ai temi oggetto della discussione;
  4. utilizzare un ambiente apposito: una sala riunioni o un ufficio sufficientemente capiente e comodo per prendere nota, proiettare slide e concentrarsi (gli incontri in bar e ristoranti – ricordano gli esperti – non sono riunioni ma chiacchierate);
  5. vietare l’uso di dispositivi quali cellulari, computer o altro non strettamente funzionali alla riuscita del meeting.

Regole di base, si diceva e anche di semplice buon senso. Eppure, se le prime quattro istruzioni in elenco sono ormai date per assunte, l’ultima resta uno scoglio superabile – laddove si riesca a superarlo – solo con uno sforzo incredibilmente ponderoso. Ponderoso al punto da rendere parecchio difficoltosa l’effettiva applicazione della regola.

Ma perché questa resistenza?

La risposta sta nella ricerca recentemente condotta dall’americana Dscout, specializzata in analisi sui comportamenti dei consumatori. Secondo questo studio, una persona in possesso di telefono cellulare tenderebbe a consultarlo o, in ogni caso, a ‘dargli un’occhiata’ mediamente 2.617 volte al giorno, contro le 150 volte rilevate soltanto quattro anni fa nel corso di un’analoga analisi di mercato. Questo numero, già sorprendentemente alto, varrebbe peraltro solo per l’utenza ordinaria, perché se invece si guardasse alle rilevazioni sui cosiddetti heavy users, si scoprirebbe che il numero dei ‘tocchi’ lievita ulteriormente, arrivando a quota 5.427. Conti alla mano, questo significa che – senza considerare la pausa notturna – grosso modo ogni 16 secondi  la persona sarebbe ormai istintivamente portata a guardare cosa accada sul proprio telefono, magari senza attivarsi in qualche specifica operazione, ma comunque astraendosi dal contesto reale.

Si è poi constatato che mentre gli utenti medi trascorrerebbero sui propri device – tra disbrigo della posta, shopping online, messaggistica, social media e altre funzionalità – intorno ai 145 minuti al giorno, gli heavy users arriverebbero a 225.

Dati similari vengono peraltro confermati da un altro studio, questa volta realizzato da Apple sulla propria clientela, secondo cui gli iPhone verrebbero mediamente sbloccati 6-7 volte l’ora per eseguire qualche operazione.

Ecco spiegato perché perdere di vista per qualche ora il proprio cellulare risulti così complicato e perché le regole del nuovo galateo aziendale impongano di non portarlo con sé nel corso delle riunioni. La distrazione dei convenuti sarebbe infatti inevitabile, malgrado i buoni propositi.

3 errori da evitare durante i meeting

Se tuttavia il veto totale non fosse applicabile, gli esperti del bon ton d’impresa ricordano ai possessori degli strumenti tre regole imprescindibili:

  • non tenere il telefono sul tavolo, davanti a sé, in occasione di incontri di lavoro di qualunque natura, meeting inclusi;
  • non inviare sms o e-mail mentre altre persone parlano direttamente con noi oppure mentre si rivolgono genericamente al gruppo;
  • non rispondere a una chiamata telefonica mentre si conversa con altre persone o mentre altri partecipanti alla riunione stanno parlando.

Gli esperti di galateo aziendale segnalano che il mancato rispetto delle suddette istruzioni darebbe agli interlocutori la sensazione – peraltro molto realistica – che non venga preso in dovuta considerazione quanto si dice, si propone e si decide nel corso del meeting.

Ovviamente, le regole devono valere per tutti: inutile chiedere allo staff di non portare il cellulare in riunione se poi chi gestisce il meeting è il primo a non rispettare il veto.

Un’eccezione può essere fatta solo nel caso in cui si attenda una (ma una soltanto) chiamata di importanza davvero rilevante. In questo caso è però bene informarne anticipatamente i presenti e rispondere in modo rapido, chiudendo la conversazione nel giro di pochi secondi ed eventualmente riservandosi di richiamare una volta conclusa la riunione.

Over 35 nel mirino del galateo aziendale

Giusto per bandire i luoghi comuni propensi ad imputare il malcostume telefonico ai giovanissimi, si ricorda come alcuni studi in materia dimostrino che i primi ad abusare dello strumento sono invece gli utenti tra i 35 e i 50 anni, nel 70% dei casi restii a rinunciare al cellulare anche in contesti in cui la buona educazione lo vieterebbe. In seconda postazione ci sarebbero le persone in età compresa tra i 55 e i 65 anni.

Quanto finora detto non fa che rimarcare la difficoltà di imporsi e di imporre una sospensione dell’utilizzo del cellulare nel corso dei meeting, oltre a suscitare un’implicita domanda: come chiedere allo staff un tale sacrificio?

Lo si può fare in due modi: esplicitamente, imponendolo in modo perentorio, oppure ricorrendo a formule edulcorate. Come usava fare quel manager svizzero che apriva regolarmente i meeting dicendo: “vi ricordo che, finita la riunione, dovete riaccendere il vostro cellulare”. Soluzione garbata ma ferma per ricordare che nel frattempo dovevano rimanere spenti.