Ben ritrovati al secondo appuntamento sull’organizzazione del banqueting. Dopo averne trattato gli aspetti operativi nella prima puntata, parliamo ora di…

Ben ritrovati al secondo appuntamento sull’organizzazione del banqueting. Dopo averne trattato gli aspetti operativi nella prima puntata, parliamo ora di come migliorare la customer experience rendendo l’allestimento il più scenografico possibile.

La realizzazione del banqueting tocca aspetti che vanno ben oltre il sistema organizzativo, già di per sé complesso poiché copre tutte le attività connesse all’allestimento dell’evento – dalla scelta della location all’allestimento della mise en place, dallo studio del menù alle modalità di servizio. Vi sono infatti alcuni elementi di customer service che devi sempre tenere a mente se vuoi stupire davvero il tuo cliente, creando un’atmosfera top in linea con il tipo di evento che ti chiede di organizzare.

3 parole chiave per l’organizzazione del banqueting

Gli aspetti critici per far trascorrere un’esperienza unica ai partecipanti sono:

  1. La Creatività. Non essere ripetitivo, inventa sempre qualcosa di nuovo e cambia la scenografia nella location che hai a disposizione, soprattutto per i tuoi clienti più fedeli. Già da tempo la personalizzazione non è un’opzione ma la base, fossilizzarsi su un format standard è la via giusta solo se vuoi uscire dal mercato. Il tuo cliente vuole sentirsi speciale, assicuragli che l’evento che creerai per lui è assolutamente unico e realizzato su misura. Tieni conto poi che negli eventi banqueting il cliente è colui paga il servizio, che verrà però consumato anche da amici, parenti o colleghi. Al normale processo di soddisfazione del cliente si aggiunge anche un fattore di tipo sociale, oggi particolarmente importante.
  2. La spettacolarizzazione. Ogni momento del servizio deve essere uno spettacolo, ma tieni presente che il cliente ricorderà in particolare due fasi dell’evento. Molti studiosi di neuromarketing affermano infatti che le sensazioni provate nel corso di un’esperienza vengono ricordate solo se davvero inaspettate (solo quello che stupisce resta nella memoria per molto tempo), mentre ciò che succede all’inizio e alla fine di un evento viene sempre immagazzinato nella memoria a lungo termine. La regola per avere successo nell’organizzazione del banqueting è questa: eccezionale all’inizio e straordinario alla fine. Dedica tempo al singolo cliente come se fosse l’unico, perché nella fase iniziale la sua mente costruisce la percezione dell’evento, mentre in quella finale struttura il ricordo dell’esperienza che gli rimarrà poi impressa nella memoria
  3. Il valore aggiunto. Il cliente è sempre più esigente, sa esattamente cosa vuole e lo ha definito insieme a te. La tua bravura sta nel comprendere come orientarti sulle sue aspettative e superarle, pur rispettando i suoi gusti. In questo modo costruirai una customer experience positiva, da cui dipenderà il ricordo e l’opinione che avrà di te. Se veramente vuoi colpirlo, fagli trovare qualcosa di inatteso; ad esempio, per il matrimonio di una giovane coppia o per un compleanno sarebbe carino far trovare ai protagonisti del party e ai loro amici un angolo selfie con un bello sfondo in cui divertirsi con gli accessori scherzosi tanto di moda negli ultimi tempi.

Come creare l’effetto wow nel buffet?

Nell’organizzazione del banqueting il buffet deve essere in completa armonia con il resto della location. Non trattarlo come un tavolo sul quale appoggiare il cibo che arriva dalla cucina ma come lo strumento principe di presentazione, il tuo miglior biglietto da visita. Il buffet deve vivere di colori, momenti, creatività, senza però esagerare nell’esposizione.

Organizza il buffet come se fosse un percorso, deve essere dinamico e, ancora una volta, stupire gli ospiti. Pensa a modi eleganti e scenografici per presentare le tue proposte: una semplice cascata di cioccolato può dare un tocco originale al buffet del tuo evento, specie se di colore diverso a seconda del tema dell’evento; oppure un dispenser che, oltre a migliorare l’appeal della bevanda, la mantiene alla giusta temperatura per l’intera durata del servizio. O ancora, se nel menù concordato con il cliente è previsto il gelato e non riesci a gestirne la somministrazione con il freezer tradizionale, puoi optare per un contenitore come il Cold Master, studiato appositamente per mantenerne il freddo per diverse ore ma anche per presentare il dessert in un modo diverso.

Dunque, scegli le soluzioni che più si addicono al tuo evento, senza dimenticare che è possibile creare un effetto scenico di forte impatto anche solo utilizzando i piatti giusti. CHS Group ha risposto a questa esigenza con numerose alternative, tra cui le linee in melamina – che riproducono perfettamente lo stile ondulato e lavorato dei servizi in porcellana, sebbene più pratiche e leggere – e le linee in fogli di palma, semplici ma al tempo stesso eleganti e versatili.