La gestione del magazzino in hotel: quanto è importante? Il controllo di gestione è sovente cenerentola sia nei corsi di…

La gestione del magazzino in hotel: quanto è importante?

Il controllo di gestione è sovente cenerentola sia nei corsi di formazione, che si concentrano invece su temi più modaioli e attraenti come digital marketing e web reputation, sia nelle presentazioni in seno a contesti fieristici o workshop di settore. Ancor più bistrattato, se possibile, è all’interno del controllo di gestione tutto ciò che pertiene al magazzino, sebbene questo sia di estrema rilevanza nelle imprese ricettive e ristorative. A peggiorare la situazione perdura, tra gli albergatori, la convinzione che economo e magazziniere siano termini riservati a grandi alberghi o catene: la gestione del magazzino in hotel non ha meno rilevanza rispetto a quella di un ristorante. Un assunto privo di fondamento se non che, nel caso delle PMI alberghiere più avanzate, tali figure si traducono oggi in un software.

Tecnologia e professione nella gestione del magazzino in hotel

Sono ormai molte le realtà informatiche sul mercato che consentono una tracciabilità pressoché totale di ordini, giacenze, risorse impiegate e attività dell’intero magazzino, automatizzando i processi di verifica e controllo e ottimizzando costi e ricavi. Nello specifico, i sistemi più recenti permettono di conoscere il prezzo reale dei prodotti utilizzati e di conservare uno storico commerciale delle condizioni contrattuali stipulate con ciascun fornitore. E’ così possibile mettere a confronto le varie aziende suddividendole per categorie merceologiche e individuare l’offerta che presenta il miglior rapporto qualità-prezzo.

La tecnologia sostituisce una professione, quella dell’economo, che negli alberghi di piccole dimensioni e a gestione famigliare non sarebbe comunque sostenibile e che tende quasi sempre a coincidere con l’albergatore.

I compiti di cui si occupa il reparto dell’economato sono riassumibili nella stesura dei piani di acquisto delle materie prime (che dovrebbero costituire circa il 30% dei costi totali) e degli approvvigionamenti indispensabili all’operatività aziendale, nonché nella sovrintendenza del flusso delle merci. Solitamente, infatti, negli hotel di elevate dimensioni questo tipo di ufficio si colloca nei pressi dell’entrata fornitori, così da agevolare un controllo immediato delle movimentazioni e del consumo quotidiano, mentre nel caso delle piccole strutture non si tratta di un ufficio bensì di una funzione, che tuttavia si espleta nel medesimo luogo. L’economo elabora successivamente una serie di dati che permettono di conoscere la frequenza dei rifornimenti, lo stato dell’arte del magazzino, il livello delle scorte e il timing di carico e scarico. Dati che un programma gestionale permette di amministrare con un grado di precisione molto più elevato rispetto a quello manuale, consentendo una stock intelligence sostanzialmente irraggiungibile altrimenti, senza contare i vantaggi di evitare una responsabilizzazione forzata degli addetti al reparto, di prevenire eventuali effetti distorsivi come lo spreco, la sottrazione indebita o l’incuria, e di risparmiare tempo.

gestione del magazzino in hotel

I parametri da monitorare

Non sono pochi i parametri e le regole da rispettare per un controllo di gestione del magazzino in hotel efficiente ed efficace. Anzitutto la cosiddetta regola FIFO (First In First Out): ciò che prima entra in magazzino prima deve lasciarlo, salvo casi particolari. Uno degli indicatori è il cosiddetto ParStock, ovvero lo standard che determina il livello di fornitura minimo ad assicurare il corretto funzionamento dell’operatività quotidiana della struttura alberghiera. Gli ambiti di applicazione del ParStock vanno dall’area food & beverage, nella realizzazione dei menù e nella scelta degli ingredienti di ogni singolo piatto, all’housekeeping, nell’uso e nella manutenzione della biancheria e degli strumenti per le pulizie, fino alle divise, per fare solo alcuni esempi.

L’obiettivo a cui tendere è quello della minimizzazione delle scorte, con magazzini ridotti non solo in termini di derrate ospitate ma soprattutto di spazio occupato, che può invece essere destinato a diventare un altro centro di profitto anziché un centro di costo, trasformandosi da passivo in attivo. Il trend verso lo zero stock si ottiene per mezzo dell’approccio ABC, dove con A si intende l’80% del complessivo valore di magazzino, che esige un controllo serrato, B rappresenta il 15% e C il restante 5%, che richiede meno attenzione.

Ulteriore indicatore da monitorare è il numero di ordini. Maggiore sarà la cifra risultante maggiori saranno i costi in termini di attività di carico e scarico, controllo della merce consegnata, inventario e fatturazione – costo, quest’ultimo, destinato ad aumentare a causa dell’avvento della fatturazione elettronica obbligatoria dal 1° gennaio 2019. In aggiunta alle voci nascoste va ricordato che all’aumentare del numero di ordini aumentano anche le possibilità di scarto, di danneggiamento e di furto. Infine, l’informatizzazione include il controllo del budget, che deve essere sia di tipo feedback, cioè a consuntivo, sia di tipo forward, ovvero previsionale.

Sottovalutare o trascurare il controllo di gestione può in conclusione rivelarsi molto pericoloso, poiché costituisce una leva di profitto tanto fondamentale quanto il revenue management. E, naturalmente, per calcolare il livello di ricavi necessari alla redditività aziendale è indispensabile conoscere a priori i propri costi operativi, in modo approfondito e puntuale. Quel che può aiutare il titolare dell’azienda è sicuramente standardizzare i processi.

Il controllo di gestione e la standardizzazione dei processi sono tema del corso di alta formazione specializzata di GpStudios.