In un momento in cui il normale funzionamento di un business viene alterato da dinamiche particolari interne o esterne all’azienda,…

In un momento in cui il normale funzionamento di un business viene alterato da dinamiche particolari interne o esterne all’azienda, il controllo di gestione si afferma come uno degli strumenti ideali di cui qualsiasi imprenditore può armarsi per gestire una situazione di crisi. Come applicarlo nel modo corretto?

Crisis management: la capacità di riadattarsi per ripartire

I danni economici causati dalla pandemia da Coronavirus, in maniera tanto più incisiva per alcuni settori in particolare, tra cui quelli del turismo e della ristorazione, devono spingere ogni imprenditore a ragionare in termini strategici per permettere alla propria azienda di risollevarsi.

Tra le buone pratiche del crisis management, c’è quella di prendere consapevolezza del contesto corrente e utilizzare tutto il tempo necessario per analizzare la situazione e cercare una risposta efficace. Una risposta che porti l’azienda a riadattarsi alle nuove dinamiche, per garantirne una ripresa quanto più possibile veloce.

Ecco quindi che, davanti a una situazione particolare di crisi come quella causata da disastri naturali, epidemie e attentati, occorre creare un “business plan temporaneo”, in cui analizzare “i flussi di denaro previsti nel periodo e non la competenza dei costi”, come suggerisce Gianni Vitale, commercialista e titolare dello Studio Vitale Commercialisti di Rivoli, in provincia di Torino, e partner di GpStudios.

Sulla base di questo business plan temporaneo, potranno essere prese tutte le decisioni strategiche per garantire la ripresa delle attività. Il controllo di gestione entrerà in gioco per migliorare i risultati e la capacità decisionale. In termini pratici, il controllo di gestione tornerà utile per verificare il conseguimento dei nuovi obiettivi prefissati nel business plan temporaneo.

Gli obiettivi dovranno essere commisurati alla situazione attuale, alle risorse umane, tecnologiche e materiali disponibili all’interno dell’azienda. Essi si dovranno tradurre in programmi dettagliati e operativi da applicare fin da subito, in modo che l’intero staff possa cooperare verso una stessa direzione.

Controllo di gestione e raggiungimento degli obiettivi

Il controllo di gestione è l’insieme di tecniche che, avvalendosi di strumenti contabili, sono in grado di rilevare il livello di efficienza effettiva della gestione delle attività aziendali rispetto a predeterminati obiettivi strategici. Per raggiungere lo scopo, occorre passare per quattro fasi:

  • quella di programmazione delle attività,
  • di pianificazione del budget,
  • di misurazione dei risultati,
  • e della valutazione delle performance rispetto a determinati benchmark.

Programmazione delle attività

Partiamo dalla programmazione delle attività. Bisognerà considerare tutte le attività necessarie alla ripresa dell’azienda, quelle che fanno parte della cosiddetta catena di valore.

Su ogni attività, potrà rendersi necessaria, ora che si ha il tempo per farlo, una standardizzazione delle procedure, anche in ottica delle misure protettive da rispettare per la salute di clienti e staff, e la condivisione delle stesse con tutti i membri del proprio team. Questo faciliterà l’ottenimento di un controllo totale sul piano di azioni da mettere in atto, così come sulla riduzione di rischi e di costi.

A proposito di costi…

Il segreto è quello di snellire la struttura dei costi, riducendo quanto più possibile i deflussi di cassa e cercando di trasformare, laddove possibile, i costi fissi in costi variabili.

Perché farlo? Quando la struttura dei costi di un’azienda è flessibile, ovvero quando i costi variabili prevalgono rispetto ai costi fissi, essa risente meno del calo di utili a seguito di una forte contrazione del fatturato. Questo perché i costi variabili sono costi il cui ammontare varia in proporzione alle oscillazioni di produzione. Pertanto, la conversione di costi fissi in costi variabili permette di ottimizzare la gestione del denaro e dei flussi monetari di un’azienda.

Come fare per trasformare i costi fissi in costi variabili? Riducendo quindi i costi marginali ed offrendo un prodotto a prezzo più contenuto? Innanzitutto, occorre “dividere in sottoclassi di costo le macro-aree del conto economico”, come ricorda il Dott. Vitale, in una suddivisione che sia funzionale agli obiettivi aziendali.

Si potrà poi andare ad approfondire la natura ed entità dei singoli costi. Da quello delle materie prime e delle scorte in magazzino a quello della forza lavoro. Da quello relativo ad ammortamenti e adempimenti fiscali a quello relativo ad utenze e affitto del locale.

In dettaglio, si dovrà provare a prevedere dove ci potrebbero essere incrementi nei costi e dove invece si potrebbe operare per limarne l’incidenza sul fatturato. I costi probabilmente aumenteranno in termini di acquisto di dispositivi di protezione individuale, di fornitura di packaging ad hoc per un’eventuale integrazione del servizio food delivery, di formazione del personale. D’altro canto, i costi del magazzino dovranno essere ridotti al minimo, così come quelli derivanti da sprechi: è un lusso che non ci si può più permettere, quello di non avere un food and beverage cost non standardizzato.

Si potrà poi pensare di esternalizzare a terzi tutte le attività non strategiche, in modo da convertire costi fissi in variabili. L’outsourcing potrebbe avvenire a livello di personale o logistico.

E dal lato dei ricavi?

Occorre considerare tutti i possibili flussi di entrata, e ristabilire nuovi obiettivi da raggiungere in termini di fatturato. I ricavi saranno ridotti a causa delle limitazioni in termini di distanziamento sociale. Questo comporterà un minor numero di tavoli da poter servire durante ogni servizio e quindi un numero inferiore di coperti. È necessario, in questo senso, riuscire ad affinare le proprie capacità di vendita, ricordando che in un momento così particolare non è importante ciò che si vende ma come lo si vende. E puntare tutto sull’esperienza è sempre consigliabile.

Pianificazione del budget, monitoraggio e valutazione

Dall’analisi delle voci dei costi e dei flussi di entrate, dalle risorse finanziarie di cui disporre e da investire per garantire lo sviluppo operativo delle attività, è possibile pianificare un budget. Il budget evidenzia gli obiettivi economici e finanziari da realizzare nel breve termine, rispetto a una strategia e una visione a lungo termine, che possa coprire almeno i prossimi 18 mesi. Esso costituirà la base per il confronto tra i risultati ottenuti e quelli desiderati.

Come monitorare le performance? Attraverso l’utilizzo di precisi indicatori, o KPIs. Tra i principali indicatori di performance per la ristorazione ricordiamo:

  • per la cucina: il costo delle merci vendute, il tempo di preparazione per piatto, la percentuale di scarto sui cibi lavorati, la redditività di ogni referenza del menù e il valore delle scorte.
  • per la sala, il food and beverage cost pro capite, il tempo di turnover per tavolo, il RevPash, il numero totale di clienti serviti e lo scontrino medio.

Monitorare gli indici di performance in modo costante è importante per avere un’idea precisa di ciò che sta accadendo nel tuo ristorante. La fase di misurazione e di monitoraggio nel tempo degli indicatori costituisce la base per la valutazione delle performance conseguite dall’azienda nel suo complesso.

Il meccanismo di feedback legato alla fase di valutazione consente di analizzare, attraverso informazioni di natura quantitativa e osservazioni personali, le cause che hanno determinato eventuali scostamenti da quanto previsto. Permette quindi di valutare l’efficienza e l’efficacia delle attività svolte.

Controllo di gestione: conviene?

Impostare un controllo di gestione per la propria attività è fortemente consigliato per tutte le imprese, fino a diventare necessario per le attività che superano il tetto di 500.000 € di fatturato all’anno. Se in situazioni normali l’applicazione delle tecniche del controllo di gestione permette miglioramenti in termini di performance aziendali registrabili dal 3% al 6%, esso diventa ancora più importante nella gestione dei momenti di crisi aziendale. Perché? Perché aiuta ogni ristoratore a trovare la giusta strada per risollevare le sorti del proprio locale.